Porady
Uwaga! Poniższy opis został przetłumaczony automatycznie.
Informacje na temat systemów rejestracji czasu
Co to są systemy rejestracji czasu?
Jak działa rejestracja czasu i kontrola dostępu?
Zalety elektronicznej rejestracji czasu i kontroli dostępu
Nasza praktyczna wskazówka: rejestracja czasu mini-pośredników pracy zgodnie z prawem
Proste programowanie oprogramowania do rejestracji czasu
FQ – najczęściej zadawane pytania dotyczące systemów rejestracji czasu i kontroli dostępu
Co to są systemy rejestracji czasu?
Systemy rejestracji czasu pracy są wykorzystywane do rejestrowania godzin pracy personelu, na przykład w celu sporządzenia na tej podstawie rozliczeń za usługi świadczone w tym okresie. To, co dawniej zegarek stempla, przejmuje dziś elektroniczny system rejestracji czasu z czujnikiem i oprogramowaniem do rejestracji czasu.
System kontroli dostępu zapewnia natomiast, że dostęp do obszaru powinien mieć tylko osoby spełniające wcześniej określone warunki wejścia. W ten sposób zapewnia się, aby żadne nieupoważnione osoby nie przeszkadzały w działaniu ani nie narażały się na niebezpieczeństwo. W praktyce nie jest rzeczą rzadką, aby systemy rejestracji czasu i kontroli dostępu były połączone i zarządzane za pomocą tego samego systemu.
Jak działa rejestracja czasu i kontrola dostępu?
Nowoczesne systemy rejestrowania czasu pracy pracowników i zarządzania dojściami, wykorzystujące kartę chipową lub transponder i czytnik. Za bezprzewodową łączność bliskiego pola między urządzeniami zapewnia technologię RFID (Radio Frequency Identification), która wysyła zapisany kod za pomocą fal radiowych. Jest on odbierany przez czujnik w czytniku i wyzwala określoną czynność, na przykład uruchomienie rejestracji czasu i/lub otwarcie drzwi. Sterowanie całość odbywa się za pomocą centralnego oprogramowania czasu, które pozwala na szybką i prostą obsługę. Rejestracja czasu zatrzymuje się, gdy pracownik ponownie zatrzymuje chip na czytniku.
Programowanie karty transpondera lub chipa odbywa się za pomocą centralnego oprogramowania. Jeśli chipy muszą zostać przezaprogramowane, aby np. umożliwić pracownikom dostęp do nowych obszarów, jest to zrobione w ciągu kilku minut za pomocą oprogramowania. W przypadku zgubienia chipa można go zablokować za pomocą kilku kliknięć, aby uniemożliwić dostęp do budynku osobom nieupoważnionym. Wcześniej w takim przypadku wkładki bębenkowe musiały czasami być wymieniane na drzwiach, a nowe klucze rozprowadzane.
Nowoczesne rozwiązania składają się zazwyczaj z narzędzia skanującego na stałe, które znajduje się na przykład na wejściu do przedsiębiorstwa na jego główne miejsce pracy lub na jego personel. Pracownicy otrzymują poręczny, mały transponder lub kartę , na której znajduje się programowalny chip, który jest żywiony informacjami nowego właściciela i wysyła je za pośrednictwem RFID. Gdy pracownicy wejdą do budynku, na wyświetlaczu urządzenia przytrzymują kartę chipową lub transponder, odczekaj krótki sygnał audio lub komunikat o stanie, a następnie zostaną zgłoszone.
Zalety elektronicznej rejestracji czasu i kontroli dostępu
Od tego momentu zegar tyka i rejestruje obecność pracownika z dokładnością do sekundy, aż transponder lub karta chipowa zostanie ponownie podniesiona do czytnika. Jeśli dodatkowe urządzenia są zainstalowane na pauza lub innych wyjściach, możliwa jest rejestracja przerw. Jest to korzystne zarówno dla prawodawcy, jak i dla samego pracownika Dzięki temu pracownicy mogą zagwarantować, że czas przerw jest (ustawowy).
W niektórych przypadkach wprowadzenie systemu rejestracji czasu pracy w przedsiębiorstwach może prowadzić do niepewności zatrudnienia. Może się okazać, że po wdrożeniu takiego systemu przez pracodawcę istnieją obawy, że będzie on „monitorowany”. W rzeczywistości profesjonalna rejestracja czasu może przynieść wiele korzyści obu stronom. Pracownik zachowuje na przykład dokładną liczbę przepracowanych godzin, ewentualnie nadgodzin, dni urlopu czy zwolnienia chorobowego.
Ponadto możliwe i czasem sensowne jest łączenie rejestracji czasu i kontroli dostępu. Pracownicy wykonują dwie czynności jednocześnie: Po pierwsze, rozpoczynają rejestrację czasu, a po drugie, zapewniają sobie dostęp do miejsca pracy. Uprawnienia dostępu można zdefiniować dokładnie dla poszczególnych obszarów, aby zapewnić, że tylko uprawniony personel ma dostęp do określonych pomieszczeń lub pięter. Ponieważ programowanie odbywa się za pomocą oprogramowania, spontaniczne zmiany można szybko i łatwo wdrożyć. Oznacza to również, że chipy RFID mogą być nadawane gościom, którzy mogą się ograniczyć w czasie. Jeśli gość nie oddalił karty lub małego chipa, nie stanowi to później zagrożenia dla bezpieczeństwa.
Nasza praktyczna wskazówka: rejestracja czasu mini-pośredników pracy zgodnie z prawem
Seit dem ersten Januar 2015 gibt es in Deutschland einen gesetzlichen Mindestlohn. Vor allem für geringfügig Beschäftigte ("Minijobber") bedeutet das eine exakte und zuverlässige Zeiterfassung, damit die 450-Euro-Grenze beziehungsweise der vorgeschriebene Stundenlohn eingehalten wird. Zusätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren. Mit einem modernen Zeiterfassungssystem werden diese Aufgaben zuverlässig und ohne weiteren Aufwand nach den Vorgaben des Gesetzgebers erfasst.
Proste programowanie oprogramowania do rejestracji czasu
Nowoczesna elektroniczna rejestracja czasu zapewnia o wiele więcej niż tylko rejestrowanie czasu pracy. Dzięki niej można określić poszczególne etapy działania, na przykład w odniesieniu do oceny konkretnych projektów. Zgromadzone dane, a tym samym postęp w realizacji projektu, można monitorować w dowolnym momencie, a nawet w czasie rzeczywistym. Informacje te są pomocne w powiadomieniu przełożonego lub klienta o aktualnym statusie projektu. Jednak również w przypadku rozliczenia końcowego korzyści wynikają z tego, że godziny mogą zostać przeniesione bezpośrednio do obliczeń przy niewielkim nakładzie kosztów, co zapewnia większą przejrzystość. W ten sposób instytucja zamawiająca/podmiot zamawiający widzi, które zadania zostały wykorzystane przez większość czasu i lepiej rozumie pracę w ramach projektu. Dla kadry kierowniczej i uczestników projektów, doświadczenie z czasu związane z przyszłymi projektami jest wynikiem.
FQ – najczęściej zadawane pytania dotyczące systemów rejestracji czasu i kontroli dostępu
W jednym systemie można używać różnych transponderów.
Czy istnieją inne możliwości elektronicznej rejestracji czasu i kontroli dostępu?
Obecnie nie istnieją już tylko elektroniczne systemy rejestracji czasu i kontroli dostępu za pomocą transponderów RFID lub kart chipowych. Technologia NFC („Near Field Communication”) oparta na RFID pozwala nawet na używanie własnego smartfona. Jeśli na smartfonie zainstalowany jest chip NFC, może być używany do elektronicznej rejestracji czasu i wykrywania dostępu. Warunkiem jest posiadanie przez wszystkich pracowników odpowiedniego urządzenia do tego rodzaju mobilnego rejestrowania czasu, na przykład smartfona służbowego.
Czy systemy rejestracji czasu pracy są przydatne również dla małych przedsiębiorstw?
Systemy rejestracji czasu i kontroli dostępu są przydatne nie tylko dla dużych przedsiębiorstw, ale także dla mniejszych przedsiębiorstw. Zapewniają one, aby każdy pracownik mógł rzetelnie rejestrować czas pracy, a pracodawca zawsze miał wgląd w to czas. Istnieje również ochrona wrażliwych obszarów wewnątrz przedsiębiorstwa, ponieważ dostęp można zaprogramować w sposób elastyczny i odelastyczny. Współczesne rejestrowanie czasu nie jest drogie i może nawet zaoszczędzić pieniądze, ponieważ dział HR nie musi już zajmować się oceną kart czasu pracy.