Kolektory danych służą do mobilnego gromadzenia danych i znajdują zastosowanie przede wszystkim w logistyce, a także w przemyśle, sprzedaży terenowej i handlu detalicznym. Umożliwiają m.in. rejestrowanie przyjęć i wydań towarów oraz kontrolę stanów magazynowych. W naszym poradniku dowiesz się, jak działają kolektory danych, jakie są ich rodzaje i na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego modelu.
Kolektory danych to niezbędne narzędzia w firmach zajmujących się rozbudowaną logistyką. Sama nazwa dokładnie oddaje ich przeznaczenie – umożliwiają mobilne gromadzenie informacji bez konieczności korzystania ze stacjonarnego komputera. Urządzenia te są wyposażone w skanery kodów kreskowych, kodów DQ, 2D, pocztowych, a często także w moduły RFID. Dzięki temu dane mogą być wczytywane automatycznie. Istnieje również możliwość ręcznego wprowadzania informacji za pomocą klawiatury lub ekranu dotykowego, co pozwala na ich edycję i stanowi istotną różnicę w porównaniu z prostymi skanerami kodów. Kolektory danych współpracują z nadrzędnymi systemami zarządzania, takimi jak oprogramowanie ERP (Enterprise Resource Planning), które wspiera planowanie w różnych obszarach działalności przedsiębiorstwa, w tym zarządzanie magazynem, logistyką oraz produkcją.
Kolektory danych znajdują zastosowanie w wielu branżach. W handlu detalicznym i sklepach internetowych służą do elektronicznej rejestracji towarów przyjmowanych i wysyłanych, a następnie przekazują dane do systemu magazynowego. W firmach logistycznych umożliwiają odnotowanie momentu załadunku i rozładunku towarów. Niezastąpione są także w usługach kurierskich, gdzie pozwalają na skanowanie paczek zarówno podczas załadunku do pojazdu dostawczego, jak i w chwili przekazania ich odbiorcy.
Kolektory danych często przypominają wyglądem smartfony lub tablety, wyposażone są w duży ekran i obsługiwane za pomocą panelu dotykowego. Dostępne są również modele z klawiaturą. Niektóre kolektory umożliwiają nawet wykonywanie połączeń telefonicznych. W praktyce są to mobilne komputery w kompaktowej formie.
Za zasilanie urządzenia odpowiada akumulator. Systemem operacyjnym jest zazwyczaj Android. Wcześniej standardem było Windows Embedded Compact, jednak Microsoft zakończył jego rozwój i wsparcie. Pomimo tego nadal można spotkać urządzenia działające na Windows CE.
Wiele kolektorów danych umożliwia skanowanie kodów kreskowych, a także obsługuje technologie takie jak RFID czy NFC. Część modeli wyposażono dodatkowo w kamerę, co pozwala na wykonywanie zdjęć i nagrań wideo, na przykład w celu dokumentowania uszkodzeń towarów. Dane zebrane mobilnie są najczęściej przesyłane bezprzewodowo do komputera lub lokalnego systemu zarządzania. Wykorzystuje się do tego Wi-Fi, Bluetooth albo sieć komórkową. Kolektory danych posiadają także pamięć wewnętrzną, a niektóre modele oferują gniazdo na kartę pamięci. Dzięki temu w razie problemów z połączeniem bezprzewodowym informacje mogą zostać zapisane lokalnie i przesłane później.
Standardowe kolektory danych
Standardowe modele to proste urządzenia o ograniczonej wydajności, wyposażone w podstawowe procesory i zazwyczaj pozbawione funkcji komunikacyjnych. Ich głównym zadaniem jest gromadzenie informacji i przekazywanie ich na komputer w formacie tekstowym lub Excel.
Terminale full-screen
Terminale tego typu przypominają smartfony i najczęściej działają w oparciu o system Android. Zapewniają pełny dostęp do potrzebnych danych oraz różnorodne opcje komunikacji, takie jak Wi-Fi, Bluetooth, a w niektórych modelach również WWAN i GPS.
Terminale tabletowe
Terminale tabletowe wyglądem i funkcjonalnością zbliżone są do klasycznych tabletów, a ich większy ekran stanowi przewagę nad smartfonami. Dzięki swojej uniwersalności znajdują zastosowanie w wielu obszarach, od gromadzenia i przetwarzania danych po komunikację i nawigację.
Komputery przenośne
Komputery przenośne, określane również jako kompletne terminale, to wszechstronne urządzenia mobilne z wbudowaną klawiaturą, oferujące szeroki zakres funkcji. Stosuje się je najczęściej w magazynach, gdzie specjalne modele, tak zwane terminale magazynowe, umożliwiają skanowanie towarów z kilku metrów, co usprawnia procesy i ogranicza konieczność przemieszczania się pracowników.
Komputery pokładowe
Komputery pokładowe to kolektory danych zaprojektowane specjalnie do pracy w pojazdach. Charakteryzują się solidną konstrukcją, odporną na trudne warunki typowe dla logistyki. Mogą być trwale montowane, na przykład w wózkach widłowych, a ich budowa gwarantuje niezakłócone działanie mimo wibracji i ruchu pojazdu.
Wearable-Computer
Komputery noszone to kolektory danych zakładane na nadgarstek, które umożliwiają obsługę bez użycia rąk. Skaner stanowi zazwyczaj osobne urządzenie mocowane na palcu lub rękawicy, dzięki czemu pracownicy magazynu mogą swobodnie korzystać z obu dłoni. Takie rozwiązania sprawdzają się szczególnie w środowiskach, w których liczy się mobilność i elastyczność pracy.
Jedną z największych korzyści, jakie daje mobilna rejestracja danych, jest dostęp do wszystkich informacji w czasie rzeczywistym. Pracownicy w centrach wysyłkowych przemierzają rozległe hale i kompletują zamówione produkty. Skanują ich kody kreskowe przy użyciu kolektorów danych, a system natychmiast aktualizuje stany magazynowe i dodaje pozycję do faktury. Gdy towar zostaje zapakowany, dokument jest już gotowy i wystarczy dołączyć go do przesyłki. Dzięki synchronizacji ze sklepem internetowym produkt zostaje od razu oznaczony jako niedostępny, gdy ostatnia sztuka opuszcza magazyn.
Stosowanie kolektorów danych eliminuje konieczność podwójnego wprowadzania informacji zarówno do systemu komputerowego, jak i w formie papierowej. Ryzyko błędów przy przepisywaniu danych zostaje wykluczone. Dodatkowo każdą operację można prześledzić. W każdej chwili da się sprawdzić, kto i kiedy pobrał dany artykuł z regału. W logistyce możliwość monitorowania przesyłki ma kluczowe znaczenie, również z przyczyn prawnych.
1. Wydajność sprzętowa i zakres funkcji
Kolektory danych dostępne są w różnych przedziałach cenowych – od modeli kosztujących poniżej 500 złotych po urządzenia, za które trzeba zapłacić kilka tysięcy. Kluczowym czynnikiem jest zastosowana w nich technologia. Kolektory danych to przenośne komputery, w których – podobnie jak w smartfonach, tabletach czy komputerach – montuje się procesory o różnej mocy obliczeniowej i pamięci RAM różnych typów.
Im większa moc urządzenia, tym szybciej działa i tym bardziej usprawnia codzienną pracę. Co istotne, wydajne kolektory danych zazwyczaj oferują także szerszy zakres funkcji. Podstawowe modele nie umożliwiają na przykład komunikacji z pracownikami, natomiast zaawansowane urządzenia mogą z powodzeniem zastąpić telefony komórkowe czy krótkofalówki.
2. Gromadzenie i przesyłanie danych
Kluczowe znaczenie ma sposób pozyskiwania i przekazywania informacji. Jeśli w firmie stosowane są kody kreskowe lub podobne rozwiązania, dostępna jest szeroka gama urządzeń wyposażonych w odpowiednie skanery. Przy korzystaniu z technologii RFID lub NFC konieczne są kolektory danych z odpowiednimi modułami odczytu. W sytuacji, gdy pracownicy powinni mieć możliwość wykonywania zdjęć i nagrań wideo towarów, warto wybrać kolektor danych z wbudowaną kamerą.
3. Łączność i pamięć
Jeśli kolektory danych są używane wyłącznie w jednym miejscu, na przykład na terenie magazynu, najlepszym rozwiązaniem jest przekazywanie informacji za pośrednictwem sieci WLAN. W przypadku pracy w terenie, jak przy doręczaniu paczek, konieczne jest przesyłanie danych przez sieć komórkową. Gdy bezprzewodowa transmisja jest zakłócona lub niemożliwa, przydatny okazuje się port USB, umożliwiający przesłanie informacji przewodowo na inne urządzenie.
Port USB jest standardowym wyposażeniem kolektorów danych, ponieważ akumulator wymaga regularnego ładowania. Warto, aby miał on jak największą pojemność. Równie istotna jest odpowiednio duża pamięć wewnętrzna, która pozwala gromadzić znaczną ilość danych.
4. Obsługa i ergonomia
Warto zwrócić uwagę na możliwości obsługi urządzenia. Jeśli dane muszą być często wprowadzane ręcznie, praktycznym wyborem będą kolektory danych wyposażone w klawiaturę, ponieważ pisanie na niej jest zazwyczaj szybsze niż na ekranie dotykowym. Z kolei panel dotykowy sprawdza się lepiej podczas korzystania z aplikacji. Większość kolektorów danych to urządzenia przenośne, dlatego ergonomia ma kluczowe znaczenie. Sprzęt zbyt ciężki lub niewygodny w użytkowaniu obniża efektywność pracy.
5. Solidność i stopień ochrony
Kolektor danych powinien być na tyle wytrzymały, aby nie uległ uszkodzeniu w przypadku upadku. Warto również wybierać urządzenia o wysokim stopniu ochrony IP, zwłaszcza gdy mają być używane na zewnątrz.
Solidny kolektor danych o wysokiej klasie ochrony IP to bardzo dobre rozwiązanie. Dodatkowe etui zwiększa jednak poziom bezpieczeństwa, zwłaszcza w trudnych warunkach, takich jak plac budowy. Osłona chroni urządzenie przed upadkami, uderzeniami, kurzem, zabrudzeniami i wilgocią. Odpowiadają za to materiały o właściwościach amortyzujących, takie jak guma czy silikon, wzmocnione narożniki i krawędzie, osłona ekranu oraz dodatkowe uszczelnienia.
Jakie środki bezpieczeństwa należy stosować podczas korzystania z kolektorów danych?
Urządzenia powinny być zabezpieczone hasłem, aby uniemożliwić nieuprawniony dostęp do poufnych informacji. Przesyłane dane należy szyfrować, a system zawsze utrzymywać w aktualnej wersji poprzez instalację najnowszych poprawek bezpieczeństwa.
Czy kolektory danych można zintegrować z już istniejącymi systemami?.
Tak. Kolektory danych posiadają standardowe interfejsy API, które umożliwiają łatwą integrację z systemami ERP lub WMS (Warehouse Management System).