Elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu są stosowane w firmach z wielu różnych branż. Dzięki automatycznemu rejestrowaniu czasu pracy i kontrolowaniu dostępu do poszczególnych obszarów można zaoszczędzić czas i obniżyć koszty zatrudnienia. W naszym poradniku znajdziesz przegląd najważniejszych funkcji systemów rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu oraz dowiesz się, na co zwrócić uwagę przy zakupie.
Rejestrowanie godzin pracy personelu jest ważne zarówno w dużych, jak i małych firmach. Pracownicy mogą korzystać z systemów ewidencji czasu pracy, aby rejestrować przepracowane godziny w przejrzysty i zrozumiały sposób oraz kontrolować saldo nadgodzin i niedogodzin.
Najprostszą formą rejestracji czasu pracy są tradycyjne karty pracy lub papierowe listy obecności. W tym przypadku czas pracy zapisywany jest ręcznie lub przy użyciu zegara stemplującego – w sposób całkowicie analogowy, bez użycia oprogramowania i nowoczesnych urządzeń. Coraz częściej jednak te rozwiązania ustępują miejsca elektronicznym systemom rejestracji czasu. Ich największą zaletą jest to, że nie ma potrzeby ręcznego zliczania i przepisywania danych – oszczędza to czas i redukuje koszty pracownicze.
Obecnie funkcję tę najczęściej przejmują elektroniczne urządzenia z czujnikiem i zaawansowanym oprogramowaniem lub specjalistyczne aplikacje. Takie systemy są już powszechnie stosowane w wielu firmach. Wystarczy, że pracownik zbliży swoją indywidualną kartę chipową, brelok lub inny nośnik do czytnika, aby zarejestrować wejście lub wyjście z pracy.
Rozpoczęcie i zakończenie pracy mogą być przekazywane automatycznie, a następnie zapisywane, analizowane i – w razie potrzeby – korygowane. Istnieją także systemy rejestracji czasu pracy oraz kontroli dostępu, które zamiast kart zbliżeniowych czy tokenów wykorzystują dane biometryczne, takie jak odcisk palca czy skan tęczówki. W takim przypadku należy jednak uwzględnić aspekty związane z ochroną danych osobowych oraz wyższe koszty wdrożenia takiego rozwiązania.
Rejestracja czasu pracy często odbywa się również w formie online. Pracownicy logują się i wylogowują na komputerze, a system automatycznie zapisuje te informacje. Alternatywnie można wprowadzać dane ręcznie – pracownicy samodzielnie dokumentują godziny pracy za pośrednictwem platformy internetowej. Taka forma ewidencji, niezależna od lokalizacji, sprawdza się szczególnie podczas podróży służbowych oraz pracy zdalnej. Kolejną opcją jest rejestrowanie czasu pracy za pomocą służbowego smartfona – dedykowane aplikacje umożliwiają wpisanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
W naszym sklepie internetowym oferujemy szeroki wybór stacjonarnych systemów rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu, odpowiednich zarówno dla małych, jak i dużych firm. Niektóre rozwiązania łączą stacjonarne terminale do ewidencji czasu pracy z panelem przeglądarkowym, umożliwiającym rejestrację zleceń terenowych, delegacji czy pracy w trybie home office.
Kontrola dostępu często łączona jest z rejestracją czasu pracy – gdy pracownik zbliży kartę z chipem lub transponder do czytnika, system automatycznie rejestruje rozpoczęcie pracy i otwiera drzwi do firmy za pomocą elektronicznego zamka. Karty i transpondery zastępują tradycyjne klucze i są indywidualnie programowane dla każdego użytkownika. W razie potrzeby można w ciągu kilku minut zablokować dostęp do wybranych stref lub przyznać do nowych. Czasem otwarcie drzwi wymaga dodatkowo wprowadzenia kodu PIN. W przypadku zgubienia karty lub transpondera, bezpieczeństwo pozostaje zapewnione – wystarczy zablokować nośnik w systemie, aby uniemożliwić wejście do budynku. Zgubienie klasycznego klucza wymagałoby natomiast wymiany całego systemu zamków.
Komunikacja między kartą chip lub transponderem a czytnikiem odbywa się zazwyczaj bezprzewodowo, w technologii bliskiego zasięgu. W przypadku technologii RFID (Radio Frequency Identification) do przesyłania zakodowanych danych wykorzystuje się fale radiowe. Odbiornik w czytniku odczytuje ten kod i uruchamia określoną funkcję, na przykład rozpoczęcie rejestracji czasu pracy lub otwarcie drzwi. Cały proces jest zarządzany przez centralne oprogramowanie, które w zależności od wersji może oferować firmom znacznie więcej niż tylko podstawową ewidencję czasu.
Niektóre systemy rejestracji czasu pracy oraz rozwiązania kontroli dostępu obsługują technologię NFC (Near Field Communication), opartą na RFID i zintegrowaną np. z wieloma smartfonami. Dzięki temu możliwe jest uruchamianie określonych akcji nie za pomocą karty z chipem, lecz służbowego telefonu. Systemy kontroli dostępu zazwyczaj składają się z na stałe zamontowanego terminala z wbudowanym czytnikiem. Taki terminal może być umieszczony przy głównym lub pracowniczym wejściu do firmy, a także przy wejściach do poszczególnych stref zakładu. Każdy pracownik otrzymuje poręczny, mały transponder RFID lub kartę z wbudowanym chipem RFID.
Aby wejść na teren firmy, wystarczy zbliżyć chip do terminala z czytnikiem RFID i poczekać na sygnał dźwiękowy lub informację na wyświetlaczu. Wtedy rejestruje się rozpoczęcie pracy, a drzwi zostają odblokowane. Alternatywnie cały proces może przebiegać z wykorzystaniem czytnika linii papilarnych. W takim przypadku osoba przykłada palec do czytnika, a krótki kontakt wystarczy, by system rozpoznał wcześniej zarejestrowany odcisk i otworzył drzwi osobie upoważnionej.
Systemy elektronicznej ewidencji czasu pracy umożliwiają precyzyjne, minutowe rejestrowanie przepracowanych godzin, co pozwala na dokładne rozliczenia płacowe. Również ustawowo określone przerwy mogą być odnotowywane za pomocą terminali umieszczonych w pomieszczeniach socjalnych lub przy wyjściach. Wszystkie operacje są automatycznie rejestrowane przez urządzenia ewidencjonujące.
W zależności od używanego oprogramowania generowane są zautomatyzowane raporty dzienne, tygodniowe lub miesięczne, które można łatwo wyeksportować, np. do pliku Excel. Dzięki temu nie ma potrzeby ręcznego przepisywania danych. Często możliwe jest także rejestrowanie nieobecności związanych z urlopem lub chorobą bezpośrednio w systemie.
Wprowadzenie rejestracji czasu pracy może budzić niepokój wśród pracowników, którzy mogą odnieść wrażenie, że są „kontrolowani” przez pracodawcę. W rzeczywistości jednak profesjonalne systemy ewidencji niosą także korzyści dla zatrudnionych. Zamiast samodzielnego zapisywania godzin pracy, zyskują oni klarowny wgląd w liczbę przepracowanych i ewentualnych nadgodzin.
Dobrym rozwiązaniem jest połączenie systemu rejestracji czasu pracy z kontrolą dostępu. Pracownicy mogą w ten sposób jednocześnie zarejestrować rozpoczęcie pracy i uzyskać dostęp do budynku bez użycia klucza. System kontroli dostępu umożliwia także ograniczenie wejścia do określonych budynków, pięter lub pomieszczeń wyłącznie dla osób upoważnionych, co znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa. Wszelkie zmiany mogą być wprowadzane i wdrażane na bieżąco za pomocą oprogramowania.
W naszym sklepie internetowym znajdziesz szeroki wybór systemów do rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu – zarówno dla małych, średnich, jak i dużych firm – a także niezbędne akcesoria.
Przy zakupie nowego systemu do firmy warto rozważyć zestawy startowe, które zawierają wszystkie kluczowe elementy. Ich konfiguracja jest zazwyczaj szybka i prosta. Zyskujesz dzięki temu przejrzystość w zakresie ewidencjonowania czasu pracy i łatwo umożliwiasz pracownikom dostęp do odpowiednich stref, co dodatkowo podnosi poziom bezpieczeństwa w newralgicznych obszarach przedsiębiorstwa.
Typowy zestaw startowy obejmuje terminal do rejestracji czasu, karty zbliżeniowe lub transpondery, często również token administracyjny do konfiguracji urządzenia, odpowiednie oprogramowanie lub aplikację przeglądarkową, zasilacz oraz elementy montażowe. Takie komplety to gotowe rozwiązanie, które pozwala szybko wdrożyć system rejestracji czasu pracy i przekazać pracownikom zaprogramowane nośniki dostępu.
Wiele terminali przystosowanych jest do pracy w sieci. Niektóre z nich, dla zapewnienia ciągłości działania, wyposażone są w zintegrowany akumulator, który przejmuje zasilanie w przypadku awarii prądu. Urządzenia z mocnym akumulatorem sprawdzają się również przy mobilnej rejestracji czasu pracy – to rozwiązanie szczególnie wygodne dla pracowników wykonujących zadania w różnych lokalizacjach. Dzięki uchwytom ściennym lub stacjom dokującym możliwe jest bezpieczne użytkowanie terminala także w trybie stacjonarnym. W trudnych warunkach środowiskowych warto wybierać modele o odpowiednim stopniu ochrony.
Konfiguracja urządzenia i przypisywanie tokenów powinny przebiegać sprawnie i bez komplikacji. W wielu przypadkach ustawień można dokonywać bezpośrednio na terminalu. Przejrzysty wyświetlacz oraz intuicyjne menu ułatwiają codzienną obsługę.
Przy zakupie należy zwrócić uwagę na liczbę dołączonych kart chipowych lub transponderów. Ważne: nie wszystkie modele pozwalają na nieograniczoną liczbę identyfikatorów. Jeśli urządzenie ma być wykorzystywane w większej firmie, warto sprawdzić maksymalną liczbę możliwych do zarejestrowania tokenów, by system ewidencji czasu pracy i kontroli dostępu odpowiadał potrzebom organizacji.
Przesyłanie danych z systemów rejestracji czasu pracy powinno przebiegać w sposób prosty i bezproblemowy. Niektóre terminale automatycznie wysyłają raporty dzienne, tygodniowe lub miesięczne za pośrednictwem Wi-Fi na wskazany adres e-mail, inne natomiast wyposażone są w port USB umożliwiający przeniesienie informacji bezpośrednio na komputer. Intuicyjna obsługa oprogramowania znacznie ułatwia kontrolę zapisanych danych oraz ich wykorzystanie przy naliczaniu wynagrodzeń. Przed zakupem warto też sprawdzić, czy istnieje możliwość integracji z używanym już systemem kadrowo-płacowym. Dużym udogodnieniem może być program, który oprócz ewidencji czasu pracy obejmuje także planowanie zmian, urlopów czy absencji chorobowych.
Jeśli w firmie znajduje się kilka wejść i planujesz wdrożenie kontroli dostępu przy użyciu terminali, należy zwrócić uwagę na opcje ich rozbudowy. Nie wszystkie urządzenia służące do rejestracji czasu pracy oferują taką funkcjonalność lub możliwość podłączenia dodatkowych komponentów. Część modeli posiada wbudowane kamery, co pozwala na rejestrowanie obrazu osób logujących się i wylogowujących, a także umożliwia zastosowanie monitoringu wizyjnego w celach bezpieczeństwa.
Alternatywą dla systemów opartych na kartach zbliżeniowych czy brelokach są rozwiązania biometryczne. Przykładowo, czytnik linii papilarnych umożliwia identyfikację użytkowników na podstawie odcisku palca. Przy wyborze takiego urządzenia warto zwrócić uwagę na jego wydajność – zwłaszcza przy dużym natężeniu ruchu – oraz szybkość i precyzję działania. Inną metodą biometrycznej weryfikacji jest skanowanie tęczówki oka. Przed wdrożeniem skanerów biometrycznych, niezależnie od wybranej technologii, należy zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Nasza praktyczna wskazówka: korzystaj z ewidencji czasu pracy opartej na projektach
Nowoczesne systemy elektronicznej ewidencji czasu oferują znacznie więcej niż tylko rejestrowanie godzin pracy. Umożliwiają także szczegółowe dokumentowanie poszczególnych etapów zadań, co jest szczególnie przydatne przy analizie realizacji konkretnych projektów. Na podstawie zebranych danych można na bieżąco śledzić postęp prac – i to w czasie rzeczywistym. Takie informacje ułatwiają przekazywanie aktualnych raportów o stanie projektu kierownikom działów czy zleceniodawcom.
Zebrane godziny pracy można również łatwo wykorzystać podczas końcowego rozliczania projektu – co zwiększa przejrzystość i usprawnia cały proces. Zleceniodawcy zyskują wgląd w to, które zadania wymagały najwięcej czasu, co pozwala im lepiej zrozumieć przebieg realizacji. Dla kadry zarządzającej i członków zespołu projektowego ewidencja czasu staje się źródłem cennych doświadczeń, które można wykorzystać przy kolejnych przedsięwzięciach.
W jakich wariantach dostępne są karty chipowe i transpondery?
Najczęściej karty chipowe lub transpondery oferowane są w zestawach – na przykład po 10, 50 lub 100 sztuk. Zwykle są to wersje neutralne, bez nadruku. Istnieje jednak możliwość personalizacji – można je oznaczyć logo firmy, nazwą przedsiębiorstwa, a także wzbogacić o zdjęcie pracownika czy inne dane.
Czy systemy rejestracji czasu pracy sprawdzą się także w małych firmach?
Elektroniczna kontrola dostępu oraz urządzenia do rejestracji czasu pracy są korzystnym rozwiązaniem również dla mniejszych firm. Ułatwiają one przejrzyste śledzenie godzin pracy, a jednocześnie chronią wrażliwe strefy w firmie, ponieważ uprawnienia dostępu można szybko i elastycznie przypisywać poszczególnym pracownikom. Nowoczesne systemy nie są kosztowne, a wręcz mogą generować oszczędności – dział kadr nie musi już poświęcać tyle czasu na analizę papierowych ewidencji czasu pracy.