Zarządzanie częściami typu C » Wydajne procesy zaopatrzenia w części typu C
Zakup towarów w firmach i przedsiębiorstwach to prawdziwe wyzwanie pojawiające się każdego dnia. W zależności od rodzaju i ilości zamawianych produktów, negocjowane są umowy na kwoty sięgające niekiedy kilku milionów złotych. Nic więc dziwnego, że działy zakupów skupiają się przede wszystkim na dużych projektach.
Jednak pomimo całego tego zaangażowania, nie należy zapominać o wielu małych i pozornie niedrogich elementach. Niestety, te tak zwane części C są zwykle bagatelizowane w wielu firmach. Tymczasem szczególnie w tym obszarze istnieje duży potencjał oszczędności. Nawet jeśli ceny elementów są stosunkowo niskie. Chętnie wyjaśnimy strategiczne znaczenie zarządzania częściami typu C oraz sposoby pełnego wykorzystania potencjału oszczędności.
W przedsiębiorstwach i zakładach każdego dnia niezbędne są różnorodne towary i materiały, które muszą być dostarczane terminowo, aby zapewnić ciągłość procesów tworzenia wartości oraz utrzymanie łańcucha dostaw, czyli przepływu produktów do klienta, bez zakłóceń. Ważną rolę odgrywa przy tym rozróżnienie pomiędzy zakupem maszyn, określonych surowców a drobnych komponentów.
Grupy towarów różnią się pod względem ich znaczenia dla działalności operacyjnej, co zależy zarówno od ich wartości materialnej, jak i istotności w procesie produkcyjnym. Pojęcie „części C” wywodzi się z analizy ABC, która służy do szczegółowego podziału towarów na kategorie. Analiza ABC służy do precyzyjnej kategoryzacji. Dzięki temu wszystkie wymagane towary można podzielić na trzy klasy (części ABC), które są następnie traktowane i zarządzane indywidualnie w firmie.
W analizie ABC do oceny wykorzystuje się wymaganą ilość w danym okresie oraz wartość towarów, które mają zostać zakupione. Przypisanie ilości do wartości może wyglądać następująco:
Klasyfikacja przy użyciu analizy ABC
| Klasyfikacja | Wspólne cechy klasy | Przypisanie wartości do ilości |
|---|---|---|
| Części A | Bardzo mała ilość i wysoka wartość poszczególnych przedmiotów. | 10-20% ilości towarów odpowiada około 70-80% wartości towarów. |
| Części B | Niewielka liczba i średnia wartość poszczególnych przedmiotów. | 10 - 40% ilości towarów odpowiada około 10 - 25% wartości towarów. |
| Części C | Duża ilość i niska wartość poszczególnych przedmiotów. | 50-70% ilości towarów odpowiada około 5-10% wartości towarów. |
W wielu firmach klasycznymi częściami typu C są na przykład materiały biurowe i towary MRO. Inaczej mówiąc, produkty, które są niezbędne do konserwacji (Maintainance), naprawy (Repair) i obsługi (Operations). Artykuły higieniczne, sprzęt BHP i materiały eksploatacyjne również zaliczają się do części C.
Części klasy C, w przeciwieństwie do produktów kategorii A i B, zazwyczaj należą do segmentu o niższej cenie, przez co często nie znajdują się w centrum uwagi działu zakupów. Z punktu widzenia ekonomicznego jest to jednak poważny błąd.
Wartość towarów
Koszty procesowe
Podczas zaopatrzenia, oprócz wartości samego towaru, konieczne jest uwzględnienie również kosztów procesowych związanych z ich zakupem.
Są to wszystkie koszty wynikające z zamówienia części klasy C, w tym nakłady związane z wyborem produktu i dostawcy, procesem zamówienia, przyjęciem towaru, jego przypisaniem, dystrybucją, kontrolą faktur, księgowością i archiwizacją.
W przypadku części klasy A i B koszty procesowe stanowią średnio około 20% kosztów zaopatrzenia.
Natomiast w przypadku części klasy C, ze względu na znacznie większy nakład pracy w procesie zakupu, koszty procesowe często wielokrotnie przewyższają wartość samego towaru.
Koszty procesowe sprawiają, że zakupy są znacznie droższe
Prosta para szczypiec uniwersalnych, którą dostawca oferuje za 92 zł, kosztuje firmę łącznie ponad 420 zł! Cena tego jednego zamówienia wzrosła zatem pięciokrotnie. Ale to nie wszystko!
Pod względem ilości, części typu C stanowią największą część zamawianych towarów. Dlatego też przeciętna firma często składa kilka tysięcy indywidualnych zamówień rocznie.
Przy założonym, ale w praktyce całkiem realnym, udziale kosztów procesu w wysokości 373 zł i rocznej wielkości zamówień wynoszącej 6000, same koszty procesu szybko mnożą się do 2 243 462 zł.
W najgorszym przypadku dostawy części typu C w firmie lub organizacji nie są regulowane centralnie. W takim przypadku każdy dział jest w mniejszym lub większym stopniu odpowiedzialny za zaopatrzenie się w wymagane części C. Działy nie koordynują ze sobą swoich działań, w związku z czym identyczne elementy są zamawiane wielokrotnie i od różnych dostawców części C. W rezultacie praktycznie nie prowadzi się negocjacji cenowych, nie stosuje się rabatów ani stopniowanych ilości.
Celem profesjonalnego zarządzania drobnymi elementami (C-Teile-Management) jest optymalizacja procesów zakupowych oraz redukcja kosztów związanych z nabywaniem tych materiałów. Nie chodzi jednak wyłącznie o osiągnięcie lepszych cen zakupu produktów. Znacznie większy potencjał oszczędności kryje się w obniżeniu często wysokich kosztów procesowych. Dlatego zarządzanie drobnymi elementami nie dotyczy wyłącznie działu zakupów – konieczne jest zaangażowanie wszystkich osób uczestniczących w procesie zaopatrzenia.
Ponadto zarządzanie częściami C powinno być stosowane nie tylko w zaopatrzeniu, ale także w produkcji. Znacznie łatwiej jest jednak wdrożyć takie systemy w przemyśle i sektorze produkcyjnym. Wynika to z faktu, że zapotrzebowanie na niektóre elementy, takie jak śruby, nakrętki, podkładki lub opaski kablowe, jest bezpośrednio związane z produkcją.
W tym celu w produkcji stosuje się automatyczne dozowniki towarów, przenośne pojemniki lub systemy półek/skrzynek Kanban. Usuwanie towarów, np. z półki Kanban, jest następnie rejestrowane elektronicznie.
Dzięki kluczowym danym dotyczącym bieżących stanów magazynowych i planowanego zapotrzebowania, zamówienia mogą być generowane automatycznie i w odpowiednim czasie w systemie ERP.
Celem jest zapewnienie stałej dostępności wszystkich wymaganych części bez ponoszenia wysokich kosztów magazynowania.
Zarządzanie częściami typu C staje się trudniejsze w przypadku zaopatrzenia. Dzieje się tak, ponieważ w grę wchodzi znacznie więcej czynników, a rzeczywiste zapotrzebowanie można zaplanować tylko w ograniczonym zakresie. Z tego powodu chcemy bliżej przyjrzeć się obszarowi zamówień.
Ze względu na złożone powiązania, zarządzanie częściami typu C w zaopatrzeniu jest zdecydowanie większym wyzwaniem. Zwłaszcza jeśli zakupy w tym obszarze były dotychczas nieskoordynowane. W tym przypadku podejście krok po kroku do stworzenia zarządzania częściami typu C okazuje się skuteczne w praktyce
Regularna analiza istniejących systemów zarządzania
Nawet jeśli firma dysponuje sprawnie działającym systemem zarządzania drobnymi elementami (C-Teile-Management), warto od czasu do czasu dokładniej przeanalizować poszczególne jego aspekty. W dynamicznie zmieniającym się rynku konieczne jest ciągłe badanie i dostosowywanie dostępnych możliwości. Tylko w ten sposób można w pełni wykorzystać potencjał optymalizacji.
Wydajne procesy pracy i elektronicznie wspierane zaopatrzenie to najlepszy sposób na sukces firmy. Niestety, nawet zakup pozornie niedrogich drobnych części musi być przeprowadzany z rozwagą. Wynika to z faktu, że w pewnych okolicznościach koszty procesu mogą gwałtownie wzrosnąć. W takiej sytuacji koszty te musiałyby zostać przeniesione na klienta poprzez cenę produktu. W rezultacie cierpi na tym konkurencyjność firmy.
Wdrożenie efektywnego rozwiązania w zakresie zarządzania częściami C może skutecznie zapobiec problemom, a jednocześnie znacząco obniżyć koszty procesowe. Jednak optymalizacja zaopatrzenia w części C nie jest wyłączną odpowiedzialnością działu zakupów. Wszystkie działy zaangażowane w proces zaopatrzenia powinny aktywnie uczestniczyć w jego usprawnianiu. Tylko wówczas pracownik działu zakupów może w pełni zrozumieć, dlaczego personel serwisowy bezwzględnie potrzebuje skalibrowanego urządzenia pomiarowego. Z kolei zespół zakupowy jest w stanie jasno wyjaśnić, dlaczego kierownictwo preferuje określone narzędzia, urządzenia pomiarowe lub dostawców.